Segretaria

Le mansioni di una Segretaria sono varie e molteplici e richiedono oggigiorno un'eccellente preparazione. I compiti più comuni posso includere:

• smistare le telefonate, la posta cartacea ed elettronica
• gestire l'archivio dei documenti, pratiche, contratti
• organizzare il materiale necessario per lo svolgimento del lavoro del suo responsabile
• gestire la contabilità
• organizzare riunioni, appuntamenti, pranzi con i clienti
• occuparsi della stesura dei verbali e revisione di documenti
• pianificare i viaggi di lavoro
• accogliere i clienti che si recano in ufficio

Per svolgere efficacemente la professione di Segretaria sono richieste determinate abilità. E' molto importante avere eccellenti capacità organizzative, precisione nel coordinare il lavoro, puntualità, buona capacità di lavorare in team e saper gestire lo stress, inoltre buone ed efficienti capacità comunicative e di gestione del tempo.

Una Segreteria è responsabile di varie attività che riguardano la gestione amministrativa, l'archivio, la corrispondenza ed il rapporto con i clienti. L'obiettivo di una Segretaria è quello di contribuire all'efficienza complessiva dell'azienda, assicurando che tutte le attività vengano eseguite in modo tempestivo ed efficiente.

Deve inoltre possedere:

• buone capacità comunicative scritte e orali
• conoscere bene e saper utilizzare gli strumenti informatici, stampante, telefono, fax
• avere un atteggiamento professionale ma cortese
• saper lavorare in team e in maniera indipendente
• avere ottime capacità organizzative e di coordinamento del lavoro
• essere una persona affidabile, puntuale, dinamica, flessibile

Ritengo sia fondamentale per essere una buona Segretaria avere ottime capacità di comunicazione, sia che questa avvenga per telefono, di persona o tramite e-mail.

Durante le mie precedenti occupazioni ho sviluppato e affinato le mie capacità comunicative e possiedo una discreta padronanza della lingua inglese, sia in forma scritta che parlata. Rileggo sempre attentamente le mie e-mail prima di inviarle.

Penso di possedere una profonda competenza nell'archiviazione di documenti sia in forma cartacea che digitale. Sono molto organizzata nel mio lavoro e utilizzo un sistema di archiviazione alfanumerico che mi facilita il lavoro. So anche usare programmi informatici tipo Excel e altri che aiutano nella schematizzazione e assegnazione di categorie a diversi tipi di documenti.

Nel corso degli anni ho imparato ad utilizzare il computer con grande abilità e disinvoltura, e conosco molto bene i programmi più utili per svolgere al meglio il mio lavoro, per esempio: Word, Excel, Power Point e Outlook.

Il lavoro di segreteria è un tipo di attività che richiede un altissimo grado di organizzazione.

In genere, per rendere meno pesanti le giornate e non correre il rischio di perdermi tra le centinaia di cose da fare, preparo una To-Do-List: una piccola ancora di salvezza che mi consente di restare a galla anche quando gli impegni sembrano infiniti. Si tratta di un documento digitale, di cui stampo all’occorrenza anche una copia cartacea. È un calendario organizzato su base annuale, mensile e settimanale, che redigo al principio di ogni anno, per gli impegni già in cantiere, ed aggiorno di volta in volta non appena ve ne sono di nuovi. Questo mi permette di avere allo stesso tempo un quadro completo e memoria del mio lavoro. 

All’interno di questa lista attribuisco ad ogni attività della priorità, dividendole per tempistiche di realizzazione e difficoltà, utilizzando colori diversi per stabilire ad esempio l’urgenza (rosso) o meno (verde) delle stesse. 

In queste genere di circostante la prima cosa da fare è mantenere la calma. Con gentilezza lo invito ad accomodarsi e gli offro un bicchiere di acqua o un caffè. Lo informo che al momento il responsabile è impegnato in una riunione e che porterò il suo messaggio non appena possibile. Inoltre lo rassicuro che troveremo al più presto una soluzione al suo problema. Se questo non fosse sufficiente a tranquillizzarlo lo farei parlare con un altro membro dello staff.

Il compito di una Segretaria consiste nell'informare i partecipanti degli obiettivi della riunione, del luogo e dell'ora di svolgimento e attendere la loro conferma. Inoltre verificare se la sala prescelta sia in ordine e pronta per la riunione.Prendere nota dei verbali delle riunioni e distribuirli ai partecipanti.

Per mia fortuna sì, sono contenta di poter affermare, con un certo grado di orgoglio, di riuscire a compiere – e bene – più di un’attività in contemporanea.

Essere multitasking è un’abilità a cui ho dedicato un discreto numero di ore negli anni, lavorando intensamente per migliorare sempre più le prestazioni. Tuttavia, cerco di non adagiarmi o dormire sugli allori, mantenendomi in esercizio anche quando non sono in ufficio. 

Sono convinta che, oltre ad avere stima di sé e fiducia nelle proprie capacità, si tratti anche di una questione di attitudine ad affrontare le situazioni in generale, sul lavoro come nella vita. Stare attenta o preoccuparmi di più cose, a dispetto di quanto si possa pensare, non mi distrae o deconcentra. Anzi, ad esser sincera, mi sono resa conto che le performance sono decisamente migliori quando sono sotto pressione. Sarà forse per il fatto che, in tali contesti, cerco di massimare le energie per raggiungere il risultato che mi sono prefissa di ottenere. 

Ci sono diversi modi per gestire una persona che al telefono si mostra ostile, arrabbiata, alterata o in uno stato di agitazione. In tali circostanze è importante indagare se sussistono motivi plausibili per giustificare una chiamata di questo tipo, oppure se si tratta, a tutti gli effetti, di un soggetto complicato, difficile di suo, con il quale vi è poco da ragionare o da argomentare discorsi. 

Quando alla base c’è un problema reale, è nel mio interesse definire la questione per capire se e come posso essere utile per una eventuale risoluzione. Capita non di rado, però, che alcune richieste non siano di mia diretta pertinenza. In queste circostanze, senza approfondire ulteriormente il punto, indirizzo altrove la telefonata o al massimo metto in contatto la persona con l’ufficio competente. Se invece si tratta di qualcosa riferibile ad una delle mie attività, chiedo di espormi fatti pacatamente, e soprattutto in maniera civile, affinché possa adoperarmi per giungere ad una soluzione del caso.

Credo che uno dei miei principali punti di forza consista nella mia capacità di adattarmi alle situazioni. Sono consapevole che il ruolo di Segretaria è impegnativo e vario. La mia flessibilità e intraprendenza mi permettono di affrontare nuove sfide con motivazione e responsabilità. Inoltre possiedo un’ottima capacità di pianificazione e di organizzazione del lavoro da svolgere.

Talvolta provo un senso di frustrazione quando i miei colleghi lavorano ad un ritmo più lento del mio. E' un aspetto su cui sto lavorando per accettare il fatto che le persone hanno standard di lavoro e livelli di produttività diversi dai miei ma non per questo meno efficienti.

Di conflitti veri e propri – ovvero di quelli a cui seguono rancore e distanze - posso affermare di non averne mai avuti. In ufficio cerco di mantenere un profilo quanto più professionale possibile, evitando di mischiare le questioni personali con quelle lavorative. Scontri dialettici, più o meno accessi ma impostati su toni civili, ce ne sono stati. Molti derivanti da diversità di vedute.

L’ultimo che ho collezionato nasceva dall’interpretazione di una norma riguardante i documenti da presentare e i requisiti necessari per la candidatura ad una gara d’appalto regionale. Personalmente ritenevo che l’azienda avesse tutte le carte in regola per partecipare. Mi ero informata in precedenza presso il legale di fiducia della compagnia, per cui argomentavo con cognizione di causa. La collega era di parere opposto, e non voleva sentire suonare campane diverse. La sua fonte era un sito internet di cui si fidava, e a nulla valse il mio rafforzare gli argomenti con il parere dell’avvocato. Alla fine, per superare lo stallo interpretativo, abbiamo dovuto ricorrere all’intervento di un superiore, il quale, accettando il mio punto di vista, ritenne che il comportamento ostruzionistico della collega fosse dettato da motivi di carattere personale.

Una parte significativa delle operazioni che compio è caratterizzata da scadenze: di carattere fiscale (pagamento delle tasse e imposte), finanziario o contabile (come quelle derivanti dagli obblighi verso istituti bancari o creditori), amministrative e lavorative in senso ampio.

Nel mio lavoro è buona norma farsi trovare sempre preparati. Tuttavia, anche agli uffici più organizzati può capitare un imprevisto a minare la buona riuscita delle operazioni. L’azienda presso cui ho lavorato fino allo scorso anno non se la passava molto bene economicamente. Aveva accumulato alcuni debiti importanti verso i fornitori, ai quali erano seguiti piani di rientro mensili finalizzati ad evitare il fallimento. Nel corso dell’esercizio ricevette un accertamento fiscale che produsse un ulteriore debito da sommare ai precedenti. Questo provocò un accavallamento delle scadenze in atto e, all’avvicinarsi di una di esse, non c’erano in cassa le somme necessarie per fronteggiarle entrambe. Le risorse dell’azienda erano per buona parte destinate alla copertura dello scoperto programmato, per cui, per evitare che decadesse il piano di rateizzo concordato con l’agenzia delle entrate, dovemmo ricorrere ad un piccolo finanziamento extra.

I problemi hanno tutti una radice o delle cause scatenanti, ma non per tutti esiste una soluzione. Nei limiti del ruolo che ricopro, come primo approccio cerco di inquadrare la natura della questione per poi elaborare una strategia finalizzata al superamento dell’ostacolo.

L’esperienza mi ha insegnato che avere un piano di azioni “standard” da seguire nel processo di analisi aiuta ad interpretare meglio situazioni complesse.

In genere, quando mi si presenta un problema attuo un ragionamento per step. Analizzo la faccenda sotto molteplici aspetti, che rispondono per grosse linee alle seguenti domande: cosa ha creato il problema? ho modo di bloccarlo senza conseguenze? posso intervenire per attenuare gli effetti? esiste un modello alternativo per evitare che questi si estendano ad altre situazioni in corso? Dalle risposte che ottengo cerco di formulare un piano di risoluzione, prendendo in considerazione anche casi analoghi per comprendere meglio come sono stati affrontati. Laddove mi accorga che le mie conoscenze non sono bastevoli, chiedo se possibile l’intervento di un superiore o la consulenza di personale specializzato.