Domande e Risposte
Le mansioni di una Segretaria sono varie e molteplici e richiedono oggigiorno un'eccellente preparazione. I compiti più comuni posso includere:
• smistare le telefonate, la posta cartacea ed elettronica
• gestire l'archivio dei documenti, pratiche, contratti
• organizzare il materiale necessario per lo svolgimento del lavoro del suo responsabile
• gestire la contabilità
• organizzare riunioni, appuntamenti, pranzi con i clienti
• occuparsi della stesura dei verbali e revisione di documenti
• pianificare i viaggi di lavoro
• accogliere i clienti che si recano in ufficio
Per svolgere efficacemente la professione di Segretaria sono richieste determinate abilità. E' molto importante avere eccellenti capacità organizzative, precisione nel coordinare il lavoro, puntualità, buona capacità di lavorare in team e saper gestire lo stress, inoltre buone ed efficienti capacità comunicative e di gestione del tempo.
Informazioni, percorsi di studi, carriera e salario
Il lavoro di Segretaria viene inquadrato nel mestiere di impiegato. Una Segretaria si occupa degli aspetti organizzativi di back e front office richiesti da colleghi, superiori e clienti.
Una Segretaria può svolgere il suo lavoro in diversi ambiti: nella segreteria di una scuola, in uno studio medico, di avvocati, architetti o essere l'assistente personale della direzione di un'azienda. Gli ambiti sono dunque molti e ognuno richiede di volta in volta nuove abilità, ma di base la Segretaria deve essere ben organizzata, precisa, conoscere i principali software per prendere appuntamenti o inserire i dati e accogliere le richieste celermente.
Una volta la Segretaria si occupava più che altro di prendere appuntamenti e gestire le telefonate, ma oggi si tratta di un ruolo molto variegato e dinamico che richiede attenzione e, spesso, una specializzazione ben precisa.
Percorso di studi per diventare Segretaria
Per diventare Segretaria in qualsiasi ambito non serve una laurea, nella maggior parte dei casi, ma è spesso necessario seguire dei corsi di formazione. Questi servono per acquisire competenze tecniche, ma anche relazionali, velocizzare il proprio lavoro e gestire al meglio la comunicazione nell'azienda di destinazione.Una Segretaria, infatti, deve essere svelta e comprendere quali siano le priorità quotidiane, in modo da portare a termine correttamente tutte le mansioni. Deve essere professionale e in grado di gestire il suo tempo. Inoltre, deve conoscere tutte le figure professionali all'interno dell'azienda ed essere in grado di contattarle.
Un corso di formazione fornisce tutte le abilità per imparare a organizzare appuntamenti e riunioni, approcciarsi con i clienti e risolvere le loro richieste, gestire la contabilità e le fatture.
Ci sono poi Segretarie che necessitano di ulteriori conoscenze: chi opera in ambito medico deve conoscere le basi della medicina, dell'informatica e della biologia, oltre a tutte le altre skills che possiede la Segretaria di qualsiasi altra azienda. Questo è necessario per poter fornire delle informazioni preliminari ai pazienti, in modo da non disturbare i medici e gli infermieri. Se questa figura professionale opera in ambito legale, dovrà essere preparata sulle basi del diritto civile, penale e commerciale. Esattamente come una Segretaria in uno studio medico, anche una professionista in uno studio legale deve saper gestire le richieste dei clienti.
Sbocchi professionali per una Segretaria
Una Segretaria può specializzarsi in un determinato ambito e acquisire sempre più competenze: in base al luogo di lavoro e all'importanza del suo ruolo, non solo crescerà il coinvolgimento nelle attività quotidiane, ma anche lo stipendio.Grazie ai corsi di formazione e alla pratica sul campo, è facile e veloce trovare nuove opportunità e sbocchi professionali in studi privati di professionisti o in cliniche specializzate, in aziende rinomate o in cui serva molto impegno e dedizione.
Salario di una Segretaria in Italia
Lo stipendio di una Segretaria in Italia varia in base all'ambito in cui lavora e se l'impiego sia svolto in una struttura pubblica o privata. In genere possiamo affermare che una Segretaria con regolare contratto di lavoro può guadagnare tra i 900€ e i 1800€ netti al mese.Secondo una stima recente, le Segretarie pagate di più sono quelle che assistono la direzione di grosse aziende. Seguono poi le Segretarie scolastiche, con uno stipendio netto di circa 1500€ al mese, mentre un apprendista può guadagnare anche solo 600€ netti mensilmente.
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